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ネットミーティングのマナー

ちょっと考えればわかることも。
🕴🏼

昨年施行された「働き方改革関連法」に従ってトップダウン的に言われてきた「働き方改革」によって、私の勤務先でも制度として在宅勤務が可能なようにはなっていましたが、いろいろな制限があってなかなか積極的に利用できるようなものではありませんでした。しかし、COVID-19のパンデミックとそれによる緊急事態宣言とによってそうも言っていられないような事態となり、在宅でも業務遂行可能な人は基本的に在宅勤務ということになりました。

その後一時的に事態が和らいだために徐々に出社比率が高くなっていますが、私は基本的に週1日だけ出社するほかは自宅で業務を行っています。職種によってその効率などは異なることでしょうが、私の場合は実際それで困ることはほとんど何もありませんし、出社しても一日中PCの前に座っているだけなので、何のために出社しているのかもわからないような感じです。

そこで最近急速に普及しているのがネットミーティングで、私の会社ではSkype for BusinessTeams、以前はWebExなどを使用していましたが、セキュリティ上の懸念からZoomの業務での使用は禁止されています。日によっては一日中様々なミーティングで埋まってしまっていることもあるので、このために購入したRazer Krakenも大活躍です。

しかしこういうものが普及してくるとそこで金儲けしたくなる人が出てくるのは避けられません。昨日Twitterで知ったのは「超基本 テレワークマナーの教科書」というような本で新手の「マナー」を広めようとしている人がいるということでした。9月発売の本なので本当にこの本に書かれていることなのかわからないのですが、以下のようなことが伝えられています。

  • 会議の開始の5分前にはルームに入りましょう。
  • 終わるときは深々と頭を下げながら会議終了ボタンを押す。
  • お客様より先に退出してはいけません。
  • テレワークには上座がある。
  • 普段着や気軽な服装と言われても平服で参加。
  • ヘッドセットは(見た目が)NG。

私はこの本自体が実在しないもので冗談なのかと疑ってしまいますし、良くて都市伝説という感じで、常識のある人の目にはバカバカしいとしか思えないような内容ばかりですが、いわゆる「情弱」だと信じてしまうものなのでしょうか。なぜかネット上の情報ではビデオ会議前提のものが多いのですが、そもそも私はビデオをネットミーティングで使用したことがありません。そのため頭を下げるとか服装とかは関係ないのですが、ミーティングは時間通りに始めるものなので5分前に入っても無意味ですし、終わったらさっさと退出すればいいですし、上座も下座もありません。

ただ、こんなエセマナーよりも守って欲しいマナーというものはあります。あちこちで言われているものばかりでしょうが、それは次のようなものです。

  • 自分が発言しない時にはミュートする。
  • 息がかからない位置にマイクを調整する。
  • 画面を共有して発表している時に不必要に画面を切り替えない。
  • 画面を切り替えながら喋らない。

本来のマナーというのはこういうスムーズに効率よくミーティングをすすめるための実用的なものであるべきで、わけのわからない「こうしないと失礼」というようなものは誰かが勝手に作り出しているだけのものではないでしょうか。なお、上記のうちはじめの2つは不要なノイズによって必要な会話の邪魔をしないためのもので、あとの2つは画面を切り替えると大量のデータが送られ、通信帯域に限りがある場合に音声が途切れることがあるため、その対策としてのものです。

ということで、私はネットミーティングの普及によって会議の時間は確実に短くなり、効率的に業務が進められるようになってきたと実感しています。一方、要らない人がわかるようになったとも言われていますので、そう言われないように積極的に発言していくことも必要ですね。

スティーブ・ジョブズ 脅威のプレゼン – 人々を惹きつける18の法則

Steve Jobsこれさえ読めば誰でもJobsのようなプレゼンが! …というわけにはいきませんが。

仕事柄、取引先が事業や技術の説明のプレゼンテーションをするのを聞いたり、社内で作成されたプレゼンテーション資料のチェックをしたりということがありますが、やはりその出来は千差万別で、レベルの高いものはすんなり理解することができるのに対し、出来の悪いものは聞いているだけでも苦痛になってしまうものです。全般的にはプレゼンテーションと言いながらスライドの体裁をしたドキュメントの説明になってしまっている場合がほとんどで、PowerPointのスライドさえ使っていればそれはプレゼンであると誤解されてしまっているのではないかと思います。

一方、製品発表会やWWDCの基調講演でAppleのCEO Steve Jobsが見せるのは単なるプレゼンテーションの域を超えた一つのエンターテイメントです。会場にいる観客はもちろんのこと、その講演をビデオで見る人も惹きつけ、Apple製品のファンでなくとも虜にしてしまうような非常に魅力あるイベントにしてしまっています。私もこのJobsのプレゼンテーションはいつも楽しみにしていて、ここ数年は欠かさず見ているのではないかと思いますが、本当に分かりやすく、下手なテレビ番組を見るよりもよほど面白いものです。

では、このJobsのプレゼンテーションの秘密というのは何なのか、いったいどうすればJobsのように見る人を惹きつけるプレゼンテーションが出来るようになるのか、Jobsが行った過去のプレゼンテーションを分析しながら解説したのが「スティーブ・ジョブズ 脅威のプレゼン – 人々を惹きつける18の法則」という本です。私自身は今のところプレゼンテーションを行う機会というのは特にありませんが、誰かに何かを説明するときに応用できるところもあるのではないかと思い、勉強のつもりで読んでみました。

サブタイトルでも「18の法則」と言っていますが、Jobsのプレゼンテーションのシナリオ、演出、準備の3つの段階の中から重要なポイントを18項目あげて説明しています。しかし18項目というのはここで紹介するにはちょっと多いですよね。本書の中でも「リストで提示すべき項目は3つ」と言っていますから、「これは」と思ったものを私なりに3つにまとめてご紹介しておきたいと思います。

まず、今言ったとおり、伝えようとしていることを3つか4つにまとめることです。確かにあまりに細かい項目にわかれているものは最後まで集中力を保って聞くことが難しいものです。これはプレゼンテーションに限らず、文章を書く際にも応用できるものかもしれません。これはGeorge MillerThe Magical Number Seven, Plus or Minus Twoという論文の「数字が7桁から9桁を超えると短期記憶で処理するのが難しくなる」という研究結果でも裏付けられているものだそうです。

次に、メッセージを的確に表現した簡潔なヘッドラインを提示し、それを繰り返し用いることです。それによって伝えたい事柄を強く印象づけることができます。また「簡潔な」というのは重要なポイントで、難しい専門用語に逃げてしまうことなく平易な言葉でストレートに伝えることが必要です。実際、Jobsのプレゼンテーションは実に簡潔な言葉と言い回しなので、非常に分かりやすいものです。

最後の一つは、十分に練習するということです。それによってスライドの文章やメモに頼って読み上げるだけになったりせず、伝えたい重要なキーワードを自然に強調したり、不意の事態にも動揺せずに対処することができ、またデモもいとも簡単なことのようにスムーズに進行できるようになります。Jobsは本番の前に1日数時間の練習を何日も繰り返し行なっているということですから、あの素晴らしいプレゼンテーションもJobsの天賦の才だけによるものではなく努力の賜物であるということです。

ということでこの本には私にとってもためになるキーワードが散りばめられていて、すぐにでも役に立ちそうです。ただ、業務で作成するプレゼンテーション資料をJobsが使うような簡潔なものに変えていく、というのはなかなか理解が得られそうにありません。周囲の人間が皆Jobsのプレゼンテーションを見て、そしてこの本を読んでくれればうまくいくかもしれませんが…

インストール禁止ソフト

Ghostbusters私の勤務先のシステム屋が管理している「インストール禁止ソフト」が更新され新たに追加されたものがあるので、自分のPCにこれらのソフトウェアがインストールされていないことを確認し、チェックリストに申告すること、というような通達がありました。その確認というのはWindowsの「ファイルを検索」を使用するという実に簡単なものなのですが、そんないい加減なものでいいのだろうかと思いつつ、またインストールしたかどうかなどわざわざ検索などしなくてもわかるのに、と思いながらも仕方なく確認し、当然のごとくインストールされていなかったので「OK」と申告しておきました。

ここで「インストール禁止」とされているものとしては以下の3種9品があげられています。

  1. ファイル共有
  2. VPN
  3. その他

ファイル共有ソフトについては昨今Winnyによる情報流出が大きな社会問題となっていますので、不意の流出を防ぐという目的としては最低限の措置といえるでしょうし、業務上必要になるとは思えないので全く問題ありません。そもそもそんなものを職場のPCにインストールしているような人間が同じ会社にいるとは思いたくありませんが、実際には1人や2人はいるのでしょうか。全く嘆かわしいことです。

これに対してVPN(Virtual Private Network)ソフトというのは簡単に言えば暗号化通信によりインターネット上に仮想的な専用線接続を設置するものですが、これの何が問題視されているかといえば、通信内容が暗号化されているためにインターネットへの接続点に置かれているファイアウォールをすり抜けるトンネルが設置されてしまい、機密情報が流出してしまう恐れがあるということです。しかしファイル共有ソフトによる流出との決定的な違いは、VPNをインストールする人は確信的に意図を持ってトンネルを設置しているということであり、明らかに故意犯であるということです。そういう人のために会社が損害を被るというのはたまりませんから、今後は自己申告に任せるだけでなく何らかの方法で摘発できないものでしょうか。

さらにどういうわけかIP電話ソフトのSkypeが単独指名であげられているのですが、これはどういう訳なのか私にもはっきりわかりません。Skypeの通話により情報が流出するから、ということであれば携帯電話の方がよほど簡単に漏れるでしょう。もちろん職場での携帯電話の使用は禁止されていますが、派遣社員の人が階段の踊り場などで通話している姿はよく見かけます。また、IM(Instant Messaging)が問題なのだとすればデフォルトでインストールされているWindows Messengerなども問題視されるべきでしょうが、そんなことは聴いたことがありません。通信費の削減のためにむしろ利用が奨励されてもいいような気がするのに残念なことですが、私の会社では通信機器も手がけているため電話会社などに気兼ねしているのかも知れません。

基本的に許可されたソフトウェア以外のものをインストールすることが禁じられているので、本来であればわざわざこのような通達を出すこと自体はあまり意味のないことなのですが、それでも勝手にインストールしてしまっている人がいるということで禁止を強調しているのでしょう。どんなにダメだと言ってもそれを無視してしまう人がいるというのは本当に困ったものですが、そういう人たちのために細かく規制されて息苦しくなってしまうというのは勘弁してもらいたいものです。ほんの1,2年前はもっと緩やかで良かったのですが…そうはいっても自己申告だけで住んでしまうというのはアマアマかも知れませんね。